系統概述
無紙化會議系統是使用現代通訊技術、音頻技術、視頻技術、軟件技術,通過文件的電子交換實現會議的無紙化。其特征是:文件傳輸網絡化,文件顯示電子化,文件編輯智能化,文件輸入輸出可控化。無紙化會議系統的一個基本特征是:會議室設有公共視頻顯示的大屏幕和每個席位單獨控制和使用的席位顯示器,選擇席位顯示或稱異步顯示時,由與會者自行操作該無紙化會議終端,同時無紙化會議終端如同一臺獨立使用的標準計算機,每個參會者可以自主地在顯示公共信號的同步顯示或異步顯示之間一鍵切換。
系統功能
管理與設置:無紙化會議系統管理端擁有豐富的管理與設置功能,包括設備管理、座位編輯、考勤管理與背景設置等功能。分別對會議室座位、終端設備及會議考勤等進行管理與設置
設備管理:可以添加或刪除參會平板電腦的Mac地址,編輯席位編號、添加或刪除席位等。
座位編輯:用于管理會議室參會者的席位排布,與會者名稱等信息。
考勤管理:可以實時查看全體參會者出席情況,能夠看到具體席位的出勤人姓名與簽到時間。同時可以將此次會議的出勤情況全部導出。
資料管理:會議資料可以進行分級管理,會議助理使用管理端上傳資料時可以設置資料使用權限。參會者可自由查看、標注有權限的文檔資料。
背景設置:會議助理可以選擇會議室背景,也可以自定義新的模板,設置后,統一將背景發送給全體參會者。
資料閱讀:參會者可以對現有文檔進行查閱,查閱過程中可以做同步的手寫批注。
系統優勢
一、會議通知信息一觸即達
傳統的會議在召開前,通常需要辦公室人員起草好會議召開的信息,并印刷形成通知類文件,并要派遣相應通訊員分發至所有的與會人員,有的甚至需要接收文件的人簽署姓名確保會議信息送達成功。這樣的流程中,不僅耗費了通訊人員的大量“人力”,同時印刷會議通知類信息文件同時也會耗費大量的“紙張”,并不符合低碳環保要求。而無紙化系統可以將傳統的紙質版會議通知信息一鍵發送,組織會議的辦公室人員只需要將會議信息編輯好,可一鍵發送給平臺通訊錄里的所有需要參會的人員。這樣不僅節省了通訊員送信息文件的時間,同時直接避免了大量紙張的印刷,高效環保。
二、會議文件標注一鍵即發
傳統的會議在召開過程中,常常需要將會議使用的文件(例如重要領導講話稿、會議需要用來討論的相關材料等)在會前印刷成冊,并分發給每一個參會人員,確保人人有份。通常這樣的文件僅僅在開會當時使用,事后被銷毀的可能性較大。這種“一次性”的會議文件是造成紙張浪費的另一大源頭。為了減少會議文件印刷造成的資源浪費,無紙化系統通過會議文件實時共享和即時標注功能,會議主持方可以將會議所需的任何文件(文檔/報表/圖片/視頻/PPT)等實時共享給平臺上所有參會人員的終端(電腦/平板/手機等),無需耗費大量紙質實行印刷。在此基礎上,所有的會議參與者和發起者,在權限被打開的情況下,都可以即時對文件進行批示標注,即時發問探討,極大地提升了會議解析問題的效率。